ELO HR - die digitale Personalakte

Rechtskonform nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

ELO HR – die digitale Personalakte

Mit Schnittstellen zu Personalverwaltungssystemen

In der Praxis hat sich ein schneller und direkter Zugriff auf Personaldokumente bewährt und zu erheblicher Entlastung und Steigerung der Arbeitsqualität geführt. Im Mittelpunkt von ELO HR stehen die Automatisierung von Arbeitsabläufen, eine höhere Effizienz sowie der Datenschutz und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben im Bereich Personalmanagement.

Die Digitale Personalakte wurde speziell für die Anforderungen in Personalabteilungen entwickelt. Sie unterstützt Sie beim Aufbau einer elektronischen Personalakte, in der sämtliche Personaldokumente wie Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, E-Mails oder Urlaubsanträge unabhängig von deren Format abgelegt werden. Somit wird der ganze Personalmanagementprozess von der Bedarfsmeldung bis zum Arbeitsverhältnis digital abgebildet und strukturiert in ELO dokumentiert. Ein Berechtigungssystem sowie Verschlüsselungstechnologien sichern die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und gesetzlichen Vorgaben.

Vorhandene Personalmanagementsysteme können angebunden werden, so dass beispielsweise Stammdaten-Informationen in die digitale Personalakte in ELO übernommen werden. In ELO HR hinterlegte Vorlagen für Dokumente und Prozesse ermöglichen ein effizientes Arbeiten.

Mittels formularbasierter Workflows werden die Mitarbeiter bei Personalverwaltungsaufgaben unterstützt und entlastet. So werden beispielsweise Fristen und Freigabeprozesse durch die ELO HR digital in ELO dargestellt und nachvollziehbar dokumentiert. Damit werden Personalprozesse effizienter und nachhaltig Kosten gesenkt.

Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes:

Die Anforderungen an die Speicherung von Personaldokumenten sind hoch. Insbesondere dürfen Administratoren und externe IT-Betreuer keinen Zugriff haben. Der klassische Einsatz von Datenlaufwerken und E-Mail Postfächern stellt einen Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) dar. Zudem ist die verteilte Speicherung an unterschiedlichen Stellen umständlich und aufwändig für die Mitarbeiter in der Personalabteilung.

Der Nutzen von ELO HR für Ihr Unternehmen:

  • Senkt die Bearbeitungszeiten und Kosten in der Personalabteilung
  • Erhöht die Prozesstransparenz Ihrer Personalprozesse
  • Automatische Fristen- und Terminkontrolle
  • Unterstützt die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und gesetzlicher Anforderungen
  • Leistungsstarke Suchmöglichkeiten mit der ELO iSearch
  • Sofortige Auskunftsfähigkeit
  • Strukturierter Überblick und Auswertungsmöglichkeiten
  • Automatische Wiedervorlagen z.B. für befristete Verträge, Krankmeldungen
  • Löschen nach Verfallsdatum (z.B. Abmahnungen)
  • Workflows für Urlaubsanträge, Reisekosten
  • Schnelle Datenbereitstellung für Sozialversicherungs- und Lohnsteuerprüfungen

Die 5 größten Vorteile:

  • Kein Zugriff auf Personalakten durch Unbefugte
    wie den IT-Admin – Zugriff nur für die Personalabteilung!
  • Vollständige digitale Personalakten mit beliebigen Scans,
    Dateien, E-Mails, Abrechnungen, Auswertungen etc.
  • Schutz vor unberechtigtem Zugriff durch Berechtigungskonzept
    und Verschlüsselungstechnologien
  • Erfüllung der Datenschutzbestimmungen
    gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BSDG)
  • Schnittstelle zu allen gängigen Personalsystemen

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